Automatyzacja procesów w firmie – od czego zacząć i co warto automatyzować?

Automatyzacja procesów w firmie nie musi oznaczać kosztownej przebudowy całej organizacji. Najczęściej zaczyna się znacznie prościej: od jednego zadania, które pracownik wykonuje codziennie lub co tydzień według tych samych zasad.

Może to być przepisywanie danych z formularza do CRM-u, przygotowywanie raportu z kilku arkuszy, kontrolowanie terminów umów albo wysyłanie podobnych wiadomości do klientów. Każda z tych czynności zajmuje kilka lub kilkanaście minut. Gdy jednak powtarza się setki razy, zaczyna generować realny koszt i zwiększa ryzyko pomyłek.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja polega na przekazaniu powtarzalnych czynności systemowi, który wykonuje je po spełnieniu określonych warunków. Proces może pobierać dane, sprawdzać ich poprawność, przekazywać je pomiędzy aplikacjami, wykonywać obliczenia, generować dokumenty i wysyłać powiadomienia.

Przykładowy proces obsługi formularza może wyglądać następująco:

1. Klient wysyła formularz na stronie.
2. System sprawdza, czy podano wymagane dane.
3. Kontakt jest wyszukiwany w CRM-ie.
4. Nowy kontakt zostaje utworzony, a istniejący zaktualizowany.
5. System przypisuje odpowiedni tag i opiekuna.
6. Handlowiec otrzymuje powiadomienie.

W efekcie pracownik nie musi kopiować informacji pomiędzy pocztą, arkuszem i CRM-em. Nadal podejmuje decyzje wymagające wiedzy biznesowej, ale nie traci czasu na mechaniczne operacje.

Jak rozpoznać proces odpowiedni do automatyzacji?

Dobrym kandydatem jest zadanie, które:

• często się powtarza,
• przebiega według możliwych do opisania zasad,
• wykorzystuje dane w formie cyfrowej,
• wymaga kopiowania informacji pomiędzy systemami,
• jest podatne na pomyłki,
• blokuje pracę kolejnej osoby,
• powinno być wykonywane w określonym czasie.

Warto zacząć od rozmowy z osobami wykonującymi dane zadanie. To one najlepiej wiedzą, gdzie pojawiają się wyjątki, brakujące dane i problemy, których nie widać w oficjalnej instrukcji.

Pomocna może być również lista 15 procesów, które warto zautomatyzować. Pozwala szybko porównać własną sytuację z typowymi przykładami ze sprzedaży, marketingu i administracji.

Jakich procesów nie automatyzować w pierwszej kolejności?

Nie każdy proces powinien od razu zostać zautomatyzowany. Ostrożności wymagają zwłaszcza zadania, które:

• nie mają jasno określonego przebiegu,
• często zmieniają zasady,
• wymagają indywidualnej oceny człowieka,
• korzystają z niespójnych lub niekompletnych danych,
• występują bardzo rzadko,
• są już bliskie całkowitej zmiany lub usunięcia.

Automatyzowanie chaosu zwykle tworzy szybszy chaos. Najpierw trzeba uporządkować proces, określić jego początek, oczekiwany rezultat i sposób obsługi wyjątków.

Jak wygląda pierwsze wdrożenie?

Pierwszy projekt warto podzielić na kilka etapów.

1. Opis obecnego procesu

Należy zapisać, co uruchamia zadanie, kto je wykonuje, skąd pochodzą dane oraz jaki powinien być wynik.

2. Identyfikacja reguł i wyjątków

Proces musi wiedzieć, co zrobić z brakującym adresem e-mail, duplikatem kontaktu, nieprawidłową datą lub niedostępnym systemem.

3. Projekt przepływu

Na tym etapie określa się kolejność działań oraz systemy, które będą wymieniać dane. Więcej informacji znajdziesz w poradniku jak połączyć formularz internetowy z CRM-em.

4. Testy

Automatyzację należy sprawdzić nie tylko na idealnym przykładzie, lecz także na błędnych i niekompletnych danych.

5. Monitoring

Dobrze zaprojektowany proces zapisuje historię wykonania i informuje o problemach. Dzięki temu błąd nie pozostaje niewidoczny do momentu zgłoszenia go przez klienta.

Ile można zyskać dzięki automatyzacji?

Korzyści nie ograniczają się do liczby zaoszczędzonych godzin. Automatyzacja może również:

• skrócić czas reakcji na zapytanie,
• zmniejszyć liczbę pomyłek,
• ujednolicić sposób wykonywania zadania,
• poprawić aktualność danych,
• ułatwić kontrolę terminów,
• zapewnić historię wykonanych operacji.

Koszt ręcznej pracy można wstępnie oszacować, mnożąc czas jednego wykonania przez liczbę powtórzeń i koszt godziny pracy. Dokładniejszą metodę opisuje artykuł ile kosztuje automatyzacja procesów.

Zacznij od jednego procesu

Nie trzeba automatyzować całej firmy jednocześnie. Najlepszym początkiem jest jedno zadanie, które często się powtarza, zabiera zauważalną ilość czasu i ma jasno określony rezultat.

Jeśli opiszesz, jak obecnie wygląda taki proces, można ocenić, które elementy da się zautomatyzować, jakie systemy trzeba połączyć i gdzie konieczna będzie kontrola człowieka.

Opisz proces, który chcesz zautomatyzować – przeanalizujemy jego przebieg i sprawdzimy, czy automatyzacja będzie w tym przypadku uzasadniona.