Audyt automatyzacji procesów – jak znaleźć zadania, które zabierają czas?

Pracownicy często wiedzą, które czynności są uciążliwe, ale nie potrafią ocenić, czy można je bezpiecznie zautomatyzować. Z kolei osoba zarządzająca widzi koszt, lecz nie zna wszystkich wyjątków występujących w codziennej pracy.

Audyt automatyzacji procesów łączy te perspektywy. Jego celem jest znalezienie zadań o największym potencjale, opisanie przepływu danych oraz wybranie rozsądnego zakresu pierwszego wdrożenia.

Co obejmuje audyt?

Zakres może obejmować:

• rozmowy z osobami wykonującymi zadania,
• listę używanych systemów,
• analizę ręcznych operacji,
• źródła danych,
• częstotliwość i czas pracy,
• błędy oraz wyjątki,
• zależności między działami,
• wymagane decyzje człowieka.

Nie chodzi o automatyzację wszystkiego. Część procesów może wymagać jedynie uproszczenia.

Krok 1. Inwentaryzacja zadań

Przez kilka dni warto zapisywać czynności, które:

• regularnie się powtarzają,
• wymagają kopiowania danych,
• polegają na sprawdzaniu terminów,
• tworzą cykliczne raporty,
• angażują kilka osób,
• często powodują pomyłki.

Inspiracją może być lista co można zautomatyzować w firmie.

Krok 2. Mapowanie procesu

Wybrane zadania trzeba opisać od zdarzenia początkowego do wyniku. Należy uwzględnić systemy, decyzje i wyjątki.

Pełną instrukcję zawiera artykuł mapowanie procesów biznesowych.

Krok 3. Ocena danych

Audyt sprawdza:

• gdzie znajdują się informacje,
• który system jest nadrzędny,
• czy dane są kompletne,
• jak rozpoznawane są rekordy,
• czy istnieje API lub eksport,
• jakie uprawnienia są potrzebne.

Jeżeli dane są niespójne, częścią projektu może być ich uporządkowanie.

Krok 4. Ocena potencjału

Procesy można porównać według:

• częstotliwości,
• czasu ręcznej pracy,
• ryzyka błędów,
• znaczenia biznesowego,
• stabilności zasad,
• złożoności technicznej,
• kosztu wdrożenia.

Najlepszym pierwszym projektem nie zawsze jest zadanie pochłaniające najwięcej godzin. Liczy się również przewidywalność i możliwość bezpiecznego uruchomienia.

Krok 5. Propozycja rozwiązania

Wynikiem audytu może być:

• mapa obecnego procesu,
• lista problemów,
• proponowany przepływ,
• systemy do połączenia,
• zakres pozostający po stronie człowieka,
• wymagane zabezpieczenia,
• kolejność wdrożeń.

Jak przygotować firmę?

Przydatne będą:

• przykładowe formularze i pliki,
• wzór raportu lub dokumentu,
• lista systemów,
• opis typowych błędów,
• częstotliwość zadania,
• osoby odpowiedzialne.

Nie należy przekazywać haseł ani danych klientów na etapie wstępnej rozmowy. Przykłady można zanonimizować.

Co dzieje się po audycie?

Firma może wybrać jeden proces, określić zakres i przygotować testy. Koszt zależy od liczby systemów, reguł oraz sposobu obsługi błędów. Więcej wyjaśnia artykuł ile kosztuje automatyzacja procesów.

Zacznij od krótkiego opisu

Opisz zadanie, które regularnie zabiera czas – na tej podstawie sprawdzimy, czy warto rozpocząć analizę i jakie informacje będą potrzebne.