Integracja systemów przez API i webhooki – co to oznacza dla firmy?

Firma korzysta z formularza na stronie, CRM-u, systemu mailingowego, sklepu i arkuszy. Każde narzędzie przechowuje część informacji, ale pracownicy nadal przenoszą dane ręcznie. Integracja systemów przez API lub webhooki pozwala aplikacjom wymieniać informacje bez kopiowania ich przez człowieka.

Nie trzeba znać technicznych szczegółów, aby dobrze przygotować taki projekt. Ważniejsze jest zrozumienie, jakie dane mają zostać przekazane, kiedy powinno to nastąpić i co zrobić, gdy jeden z systemów nie odpowiada.

Czym jest API?

API to określony sposób komunikacji pomiędzy aplikacjami. Jeden system może wysłać żądanie, a drugi zwrócić dane albo wykonać operację.

Za pomocą API można między innymi:

• wyszukać kontakt,
• utworzyć rekord w CRM-ie,
• pobrać zamówienia,
• zaktualizować status,
• sprawdzić dostępność produktu,
• dodać informację do raportu.

Zakres możliwości zależy od dokumentacji i uprawnień udostępnionych przez konkretny system.

Czym jest webhook?

Webhook przekazuje informację w chwili wystąpienia zdarzenia. Zamiast regularnie pytać system, czy pojawiło się nowe zamówienie, można otrzymać komunikat bezpośrednio po jego utworzeniu.

Webhook może zostać uruchomiony na przykład przez:

• wysłanie formularza,
• utworzenie zamówienia,
• zmianę statusu płatności,
• rejestrację użytkownika,
• aktualizację kontaktu,
• zdarzenie na stronie.

Po odebraniu danych automatyzacja może wykonać kolejne kroki.

API czy webhook – co wybrać?

Te rozwiązania często działają razem. Webhook informuje o zdarzeniu, a API służy do pobrania dodatkowych danych lub aktualizacji systemu.

Przykład:

1. Sklep wysyła webhook o nowym zakupie.
2. Proces sprawdza kompletność informacji.
3. Przez API wyszukuje klienta w CRM-ie.
4. Aktualizuje jego status i tagi.
5. Uruchamia onboarding.
6. Zapisuje wynik operacji.

Podobny przepływ może być częścią automatyzacji procesu sprzedaży.

Jakie systemy można połączyć?

Możliwości zależą od dostępnych mechanizmów, ale najczęściej łączone są:

• strony i formularze,
• CRM-y,
• sklepy internetowe,
• systemy marketing automation,
• systemy płatności,
• bazy danych,
• narzędzia raportowe,
• poczta,
• arkusze i pliki.

Jeśli system nie posiada API, czasami dostępny jest eksport pliku, wiadomość e-mail albo inny kontrolowany sposób wymiany danych.

Jak zaplanować przepływ danych?

Przed wdrożeniem trzeba odpowiedzieć na pytania:

1. Co uruchamia proces?
2. Jakie dane są potrzebne?
3. Który system jest ich źródłem?
4. Gdzie informacje mają trafić?
5. Po czym rozpoznać istniejący rekord?
6. Które wartości można aktualizować?
7. Co zrobić z niepełnymi danymi?
8. Jak zareagować na błąd?

Przy integracji formularza z CRM-em lista ta przekłada się na konkretne reguły. Zobacz jak automatycznie obsługiwać nowe leady.

Bezpieczeństwo integracji

Połączenie systemów powinno korzystać tylko z niezbędnych uprawnień. Dane dostępowe nie powinny być umieszczane w kodzie strony ani udostępniane osobom, które ich nie potrzebują.

Warto również zadbać o:

• szyfrowane połączenie,
• weryfikację źródła danych,
• ograniczenie zakresu dostępu,
• rejestrowanie operacji,
• bezpieczne przechowywanie kluczy,
• kontrolę danych wrażliwych.

Co się dzieje, gdy system nie odpowiada?

To jeden z najważniejszych elementów projektu. Automatyzacja powinna rozróżniać błąd chwilowy od nieprawidłowych danych.

W zależności od sytuacji może:

• ponowić bezpieczne żądanie,
• zatrzymać rekord do ręcznej weryfikacji,
• wysłać powiadomienie,
• zapisać szczegóły błędu,
• kontynuować kroki niezależne od awarii.

Nie każdą operację można ponawiać bez sprawdzenia. Ponowne utworzenie zamówienia lub dokumentu mogłoby spowodować duplikat.

Integracja powinna służyć procesowi

Samo połączenie dwóch aplikacji nie jest jeszcze celem biznesowym. Warto najpierw określić, jaki problem ma zniknąć: opóźniona obsługa leada, niespójne dane czy ręczne przygotowywanie raportu.

Szerszy sposób wyboru procesu opisujemy w artykule automatyzacja procesów w firmie – od czego zacząć.

Chcesz połączyć używane systemy?

Opisz narzędzia i dane, które obecnie przenosisz ręcznie – sprawdzimy dostępne możliwości integracji i zaprojektujemy przepływ z obsługą wyjątków.