Automatyczny follow-up – jak pilnować ofert bez wysyłania spamu?

Oferta została wysłana, klient obiecał wrócić z odpowiedzią, a handlowiec zapisał termin w notatkach. Po kilku dniach pojawiają się nowe sprawy i kolejny kontakt nie dochodzi do skutku.

Automatyczny follow-up może przypominać handlowcowi o następnym kroku albo wysyłać uzgodnioną wiadomość. Warunkiem jest kontrola aktualnego statusu sprawy. Sam harmonogram wysyłek nie wystarczy.

Od czego powinien rozpocząć się proces?

Punktem startowym może być:

• zmiana etapu w CRM-ie,
• oznaczenie oferty jako wysłanej,
• zapis daty kolejnego kontaktu,
• wygenerowanie dokumentu,
• ręczne uruchomienie przez handlowca.

Proces powinien zapisać, której oferty dotyczy przypomnienie i kto jest jej właścicielem.

Przypomnienie dla handlowca czy wiadomość do klienta?

To dwa różne zastosowania.

Przypomnienie wewnętrzne

System informuje handlowca, że powinien wrócić do sprawy. Osoba prowadząca sprzedaż decyduje o treści i momencie kontaktu.

Wiadomość automatyczna

System wysyła wcześniej przygotowaną wiadomość, jeśli spełnione są określone warunki. Ten wariant sprawdza się w bardziej powtarzalnych procesach.

W sprzedaży złożonej bezpieczniejszym początkiem jest automatyczne przypomnienie, a nie samodzielna wysyłka.

Jakie warunki sprawdzić przed follow-upem?

Przed wykonaniem kolejnego kroku system powinien zweryfikować:

• czy oferta nadal jest aktualna,
• czy klient nie dokonał zakupu,
• czy sprawa nie została odrzucona,
• czy handlowiec nie zmienił terminu,
• czy nie odbył się już kontakt,
• czy komunikacja może zostać wysłana.

Aktualne dane powinny pochodzić z ustalonego źródła, zwykle CRM-u. Zobacz, jak działa automatyzacja CRM.

Przykładowy przepływ

`Oferta wysłana → termin → kontrola statusu → przypomnienie → aktualizacja historii`

Jeżeli klient odpowie albo etap zostanie zmieniony, oczekujący follow-up powinien zostać zatrzymany.

Jak personalizować wiadomość?

Automatyczna wiadomość może wykorzystywać potwierdzone dane:

• imię,
• nazwę firmy,
• produkt lub usługę,
• datę wysłania oferty,
• dane opiekuna,
• link do oferty.

Nie należy dodawać sztucznej personalizacji, która sugeruje, że handlowiec właśnie napisał wiadomość, jeśli została ona wysłana przez proces.

Jak mierzyć działanie?

Warto kontrolować:

• liczbę ofert objętych procesem,
• wykonane przypomnienia,
• sprawy zatrzymane przez zmianę statusu,
• odpowiedzi,
• przejścia do kolejnego etapu,
• błędy.

Follow-up jest częścią szerszej automatyzacji sprzedaży, dlatego wynik należy analizować razem z danymi CRM.

Najczęstsze błędy

• wysyłka mimo zakupu,
• kilka nakładających się przypomnień,
• brak właściciela oferty,
• nieaktualne dane,
• zbyt duża częstotliwość,
• brak możliwości ręcznego zatrzymania procesu.

Chcesz uporządkować działania po ofercie?

Opisz, jak obecnie wysyłacie oferty i pilnujecie kolejnego kontaktu – sprawdzimy, gdzie potrzebne jest przypomnienie, a gdzie można bezpiecznie uruchomić automatyczny krok.